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文書檔案管理制度

檔案管理制度

    文書檔案管理制度
    文書檔案管理是企業規范化管理的重要內容,也是企業發展過程中的重要見證資料。文書檔案的規范化管理是企業走向規范和成熟的重要條件,為進一步完善文書檔案管理工作,結合本公司實際,制訂本制度。   
一、收文制度
    1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發人員統一簽收、拆封、編號、登記(函、電報直接分送有關部門),及時送質管部主管領導簽批后,分送有關領導閱批,部門閱辦,并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時收回歸檔,送各部門的文件,由各部門指定專人保管,閱后及時送還。
    2、公司領導及有關部門及時閱文,凡需收回的文件如數退回,不得積壓、丟失。
    3、外出參加會議帶回的公文應交文書登記,個人不得保存任何文件。
    二、發文制度 
    1、凡以公司名義發出的公文,擬稿人必須用規定文稿紙撰稿,由部門領導簽字,統一送秘書核稿,經領導審核簽發(屬董事會的由董事長簽發,屬公司的由總經理簽發),由文書統一登記、統一印制。凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)交兩份給文書統一收集管理。
    2、公司會簽外單位文件,經相關部門和領導審核后會簽。外單位會簽公司的文稿,由相關部門起草,秘書核稿,公司領導簽發后,再送有關部門會簽。
    3、聯合發文經公司領導及聯合發文單位領導分別簽批后由文書統一編號、印發。
    三、檔案管理制度
   (一)歸檔范圍
    1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
2、重要會議材料,包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
3、公司在發展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。
4、公司經營管理活動中產生的各種文件材料(即內部文件),如規章制度、調研材料、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。
5、上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
6、公司在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件(即外部文件),包括請示與上級機關的批復、報告、項目立項、重要函件。
7、公司及各部門的年度工作計劃、總結。
8、本公司的各種統計報表。
    9、信訪工作材料。
 10、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書,房屋買賣、租賃協議,資產登記等憑證性文件材料。
    11、本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
13、專業技術職稱評審材料。
    (二)歸檔時間
1、各部門應主動在每年元月底將上年度具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據為已有,或者拒絕歸檔。
2、每年六月份之前,各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案,并辦理移交手續。
    3、凡是有法律效用的文件材料,一生效就歸檔。
    4、基建、工程項目竣工驗收后,三個月內歸檔。
   (三)歸檔要求
    1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全、完整、系統、條理,保持有機聯系。
    2、歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現上述情況,文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。
   (四)檔案管理
    1、檔案管理:依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別,案卷排列并編制案卷目錄。
    2、檔案保管:公司設立專用文件庫保存檔案,定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況,對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
3、檔案的鑒定:從檔案的內容、來源、時間、程序、名稱鑒別、檔案價值,確定各類檔案的保管期限,編制成表。
4、檔案的銷毀:文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種,超過保管期限的文書檔案經公司質管部及相關領導批準后,編制銷毀清冊,辦理銷毀手續,方能銷毀。銷毀要有二人以上監銷,并在清冊上簽字。
(五)檔案利用
1、凡需調閱檔案,均須填寫檔案借閱單,并在“檔案借閱登記簿”上登記,注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限及利用目的。
2、檔案利用方式有:提供檔案原件、提供檔案復印件、提供文獻索引資料。
3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內文件或剪貼涂改字句,不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經公司領導批準后才能摘抄和復制。
4、依據國家統計和有關法律法規,做好企業檔案統計工作。
 

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