為了加強公司財務檔案的科學管理,建立、健全會計檔案的管理制度,完善財務檔案管理工作,使其規范化、系統化,特制定本制度。
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財務檔案管理制度

檔案管理制度

一、目的:
為了加強公司財務檔案的科學管理,建立、健全會計檔案的管理制度,完善財務檔案管理工作,使其規范化、系統化,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度用于財務部檔案的管理。
三、檔案管理職責
財務部負責檔案的整理、編號、調閱、借閱等,對財務會計檔案的安全、完整、保密負責,對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
四、財務檔案定義
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料,它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。
五、會計檔案范圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
(一)會計憑證
    會計憑證是記錄經濟業務,明確經濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調節表等。
(二)會計賬簿、
會計賬簿是一定格式、相互聯結的賬頁組成,以會計憑證為依據,全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
(三)會計報表
    會計報表是反映企業財務狀況和經營成果的總結性書面文件,有主要財務反映指標快報,月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產負債表、損益表、現金流量表、會計報表附表、附注、財務情況說明書等。
(四) 其他會計核算資料
其他會計核算資料屬于經濟業務范疇,與會計核算、會計監督緊密相關的,由財務部門負責辦理的有關數據資料。如:經濟合同、財務數據統計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數據、程序文件及其他會計資料均應視同會計檔案管理。
六、會計檔案的裝訂和保管
會計檔案的裝訂:會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂,一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
(一)會計憑證裝訂前的準備工作:
(1)分類整理,按順序排列,檢查日數、編號是否齊全;
(2)摘除憑證內的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數字完整;
(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領料單、入庫單、工資、獎金發放單是否隨附齊全;
(二)會計憑證裝訂時的要求:
(1)裝訂盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱。
(2)憑證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般為3厘米,裝訂牢固,美觀大方。
(三)會計憑證裝訂后的注意事項:
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數。
(2)在封面上編好卷號,會計憑證裝訂成冊后,裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調閱。
 (四)會計檔案的保管要求。
(1)會計檔案室應選擇在干燥防水的地方,并遠離易燃品堆放地,周圍應備有防火器材。
(2)會計檔案應放在專用的鐵皮檔案柜里,按順序碼放整齊,以便查找。
(3)會計檔案室內應經常保持清潔衛生,以防蟲蛀、防鼠咬。
(4)會計檔案室保持通風透光,并有適當的空間、通道和查閱的地方,以利查閱,并防止潮濕;
(5)設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿,嚴防毀壞損失、散失和泄密;
(6) 會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
(五)檔案保管期限
(1)原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年 
(2)銀行存款余額調節表和銀行對賬單 5年 
(3)日記賬15年。其中:現金和銀行存款日記賬 25年 
(4)明細賬、總賬、輔助賬 15年
(5)固定資產報廢清理后固定資產卡片及清單保管 5年 
(6)主要財務指標報表(包括文字分析) 3年
(7)月、季度會計報表(包括文字分析) 5年 
(8)年度會計報表(包括文字分析) 永久 
(9)會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久 
(10)主要財務會計文件、合同、協議 永久 
七、財務信息化檔案
(1)財務信息化會計檔案的涵義:財務信息化檔案指存儲在計算機、磁盤、光盤、打印出來的書面等形式的 會計數據;會計數據是指科目體系、各類編碼、各種應用方案、記帳憑證、會計帳簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數據; 
(2)財務信息化會計檔案的查閱、外借和拷貝必須經本單位財務負責人的批準,重要數據必須經總經理批準。重要數據是指對公司具有重大影響的數據。
(3)對財務信息化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點。
(4)采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞,而使會計檔案丟失。
八、會計檔案的借閱
(一)財務人員因工作需要查閱財務檔案,須按規定順序及時歸還原處,若要查閱入庫檔案,必須辦理有關借用手續。
(二)公司所屬集團及下屬各單位若因公需要查閱財務檔案,須經本單位領導批準,經計劃財務部負責人同意,方能由檔案管理人員接待查閱。
(三)外單位人員因公需要查閱財務檔案時,應持有單位介紹信,經計劃財務部負責人同意后,方能由檔案管理人員接待查閱,并由檔案管理人員詳細登記查閱財務檔案人的工作單位、查閱日期、財務檔案名稱及查閱理由。
(四)借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況,須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件),并限期歸還。
(五)由于會計人員的變動或會計機構的改變等原因,財務檔案需要轉交時,須辦理交接手續,并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
九、會計檔案的銷毀
(1)會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見,會同財務部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊,經公司領導審查,報請上級主管單位批準后方可予以銷毀。
(2)會計檔案保管期滿,但其中未了結的債權債務的原始憑證,應單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結清債權債務時為止;建設單位在建設期間的會計檔案,不得銷毀。
(3)銷毀檔案前,應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對;由財務部和行政部共同派員監銷,會計檔案銷毀后經辦人在“銷毀清冊”上簽章,注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,以示負責,同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份,一份報本單位領導,一份歸入檔案備查。
十、附則
(1)本制度有財務部負責制定,解釋和修訂;
(2)本制度自頒布之日起執行。
 
 

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